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„Haben Optimierungsbedarf im Bereich der Dokumentation und Aktenführung erkannt”

Stellungnahme der Bürgermeisterin zum Abschlussbericht des Akteneinsichtsausschuss anlässlich des 1.250 jährigen Stadtjubiläums

BÜRSTADT – 1250 Jahre Bürstadt ist ein willkommener Anlass der Bürgerschaft für ein langjähriges Engagement zum Wohle ihrer Stadt zu danken. Aus diesem Grunde wurde im Haushalt 2017 eine Kostenstelle zum Stadtjubiläum gebildet, mit der Devise, 10 Euro pro Einwohner als Zuschuss für alle Veranstaltungen im Jubiläumsjahr zur Verfügung zu stellen. In diesem Budget wurden alle Ausgaben und Einnahmen abgebildet, die direkt den Jubiläumsfeierlichkeiten als Finanzfluss zugeordnet werden können. Diese Kostenaufstellung wurde dem Haupt- und Finanzausschuss sowie der Presse vorgelegt und durch den Akteneinsichtsausschuss als korrekt bewertet. Selbstverständlich gibt es unterschiedliche Auffassungen, über die Darstellung der Ausgaben und welche Kosten noch abzubilden wären. Es wurden in unserer Aufstellung klar darauf verwiesen, dass in der Kostenberechnung keine Interne Leistungsverrechnung (ILV) enthalten sind. Es wurde lediglich die ILV des Betriebshofes (48.412 Euro) aufgeführt, nicht jedoch die Personalkosten der Verwaltung von 21.626,55 Euro, die sich aufgrund des Einsatzplans berechnet wurden. Dies war bisher, beispielsweise bei der Kostenaufstellung des Kulturbeirates, auch so üblich. Beide Kosten waren nicht Gegenstand der Budgetierung zum Stadtjubiläum („EDA-Kosten“), weil diese Kosten keinen Zahlungsfluss hervorgerufen haben. Bei den Verwaltungskosten ist noch anzumerken, dass die Verwaltung für die Durchführung des Jubiläums einen Tag das Rathaus geschlossen hatte und die Mitarbeiter die zusätzlich geleisteten Stunden in Eigenverantwortung über ihr Gleitzeitkontingent abgeglichen haben.
Ebenso war das Radrennen („Olek´s Rad Grand Prix)“ keine Veranstaltung der Stadt Bürstadt und wurde deswegen nicht in der Kostenaufstellung Stadtjubiläum aufgeführt. Hierbei sei angemerkt, dass lediglich die geringen Ausgaben in diesem Zusammenhang von 966,65 Euro Einzug in die Kostenaufstellung gehalten haben, als Anteil der Stadt im Rahmen des Stadtjubiläums. Alle weiteren Kosten sind der einzelnen Veranstaltung zuzurechnen, bei der die Stadt Bürstadt nicht als Veranstalter aufgetreten ist. Dies wird deutlich, durch die separate Sponsorenakquise und externe Veranstaltungsleitung. Die ILV für den Betriebshof betragen 19.922 Euro.
Irrtümlich wurden die Kosten für die Künstlersozialkasse (KSK) in der Aufstellung vom 22.02.2018 nicht aufgeführt. Der Nachzahlungsbescheid vom 26.02.2018 wurde mittlerweile nachgebucht. Die Kosten betragen 912,00 Euro.
Die Aktionspunkte der Vereine im Wert von 2.310 Euro wurden direkt über die Vereinsförderung abgerechnet und nicht den Kosten des Stadtjubiläums zugeschlagen.
Da Stadtjubiläumsplanung nicht zum Alltagsgeschäft einer Stadtverwaltung zählt, war es bereits 2016 ersichtlich, dass professionelle Unterstützung im Bereich Erstellung eines Sponsorenkonzeptes, Kostencontrolling-Konzept und Unterstützung der Gesamtkoordination einzuholen ist. Diese Ausgaben wurden in 2016 im allgemeinen Haushalt mit 25.599 Euro gebucht und im Haupt- und Finanzausschuss begründet.
Ein Problem bei der Planung und Umsetzung der vom Magistrat beschlossenen Veranstaltungen war die Silvestergala. Die Gruppe „Pasion de Buena Vista“ wurde für die geplante Gala frühzeitig gebucht und die Verträge unterschrieben. Es fehlte aber bis Ende August 2016 ein Gesamtkonzept mit einer vollumfänglichen Kostenkalkulation zur Umsetzung der Silvestergala als großen Auftakt ins Jubiläumsjahr. Auch der Tatbestand, dass direkt nach dem 2,5-stündigen Auftritt der Abbau erfolgt wäre, führte zu einer erneuten Beratung in der Steuerungsgruppe. Hier galt es abzuwägen, ob man Verlegungskosten in vierstelliger Höhe in Kauf nimmt oder die fünffache Höhe dieses Betrages bei einer Absage der Veranstaltung zahlt oder ob man nach dem damaligen Planungsstand eine nicht professionell geplante Veranstaltung mit weitaus höheren Kosten durchführt. Hier bei galt es abzuwägen. Die Idee der Silvestergala zum Jubiläumsstart wurde aus den aufgezeigten Gründen verworfen und um das Defizit zu minimieren, wurde die Veranstaltung als eigene kulturelle Veranstaltung separat unabhängig von den Jubiläumsfeierlichkeiten durchgeführt. So konnten circa 100 Karten mehr verkauft werden, als geplante Besucher bei der Gala.
Durch die Nachbereitung des Stadtjubiläums und durch den Akteneinsichtsausschuss hat die Verwaltung für sich Optimierungsbedarf im Bereich der Dokumentation und Aktenführung erkannt. Auch die Anpassung der Dienstanweisung für Vergaben an die aktuelle Vergaberichtlinie des Landes Hessen ist derzeit in Bearbeitung.
Aus Sicht der Verwaltung bleibt festzuhalten, dass das Stadtjubiläum den städtischen Haushalt, nach den Erkenntnissen des Akteneinsichtsausschuss (neu: Aktionspunkte Vereine 2.310 Euro und KSK 912 Euro) mit 166.582 Euro belastet hat bzw. mit 192.281 Euro, wenn man die externen Beratungskosten miteinbezieht. zg

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Geschrieben in Aus dem Nibelungenland, Bürstadt und Stadtteile am 16. Mai 2018

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